Zarządzanie procesami Kadrowo - Płacowymi

Kadry i Płace

Program XYZ Personel wspomaga zarządzanie przedsiębiorstwem w zakresie kadr i płac. Zawiera bogatą funkcjonalność zarówno z tzw. „miękkiego” jak i „twardego” HR. Umożliwia między innymi prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej, planowanie i ewidencję czasu pracy oraz obliczanie płac.

Program jest wysoce sparametryzowany, co umożliwia dostosowanie go do indywidualnych potrzeb każdej firmy. Pozwala na dostosowanie regulaminów wynagradzania i rozliczania czasu pracy zgodnie z regułami obowiązującymi w przedsiębiorstwie. Program XYZ Personel posiada liczne zestawienie raportów, z zakresu m.in.: zatrudnienia, ewidencji i rozkładów czasu pracy, nagród jubileuszowych, wynagrodzeń, list płac oraz pasków dla pracowników oraz szkoleń. Pozwala również na selekcję danych o pracownikach według bogatego zbioru udostępnionych kryteriów wyboru oraz na generowanie pism według określonej przez użytkownika formy i zawartości. Oprócz standardowego szeroko rozbudowanego interfejsu graficznego służącego do obsługi programu istnieje możliwość skorzystania z „Portalu Pracownika” oraz „Portalu Kierownika”, które są aplikacjami webowymi. Dzięki nim mamy dostęp do podstawowych informacji kadrowych poprzez przeglądarkę internetową.

Program XYZ Personel jest na bieżąco aktualizowany do zmieniających się przepisów prawa obowiązujących w jego zakresie. Wspomaga rozliczenia z Urzędem Skarbowym i ZUS: umożliwia drukowanie m.in. PIT–4R, PIT–11, PIT–40, posiada funkcję eksportu formularzy zgłoszeniowych i rozliczeniowych do programu Płatnik oraz PFRON.

Kadry

Obejmuje ewidencję szeroko rozumianych danych osobowych (np. dane adresowe, o członkach rodziny, wykształceniu itp.). W programie gromadzone są również informacje dotyczące umów, historii poprzedniego zatrudnienia, wynagrodzeniach czy ubezpieczeniach ZUS. Program wyposażony jest w proste kreatory (np. rejestracji osoby, przyjęcia pracownika), które prowadzą użytkownika przez cały proces wprowadzania niezbędnych danych do systemu.

Podstawowe funkcje modułu to:
  • ewidencja danych osobowych,
  • ewidencja danych o zatrudnieniu,
  • emisja dokumentów zgłoszeniowych do programu Płatnik,
  • emisja dokumentów pracowniczych np. umowy o pracę, świadectwa pracy,
  • drukowanie zestawień dotyczących stanu zatrudnienia,
  • sporządzanie sprawozdań na potrzeby GUS.

Czas pracy

Realizuje funkcje związane z definiowaniem i zarządzaniem rozkładami czasu pracy. Rozkłady są generowane na podstawie wcześniej zdefiniowanych wzorów. Wzory mogą być zdefiniowane w zależności od potrzeb na poziomie firmy, komórki organizacyjnej lub indywidualnego pracownika. Pozwala uzyskać pełną informację o czasie pracy pracownika.

Podstawowe funkcje modułu to:
  • definiowanie rozkładów czasu pracy,
  • generowanie rozkładów czasu pracy na poszczególnych poziomach (firmy, organizacji, pracownika),
  • edycja rozkładu czasu pracy.

Nieobecności

Moduł ten umożliwia ewidencję nieobecności pracowników. Nieobecności te, na podstawie określonych cech, mogą być definiowane na różny sposób. Każda nieobecność może być limitowana. Pracownikowi przypisuje się indywidualny limit danej nieobecności. Przy wpisywaniu absencji automatycznie kontrolowane jest wykorzystanie limitu danej nieobecności przez pracownika.

Dane o nieobecnościach (w zależności od definicji) są automatycznie przenoszone do wypłaty i biorą udział w naliczaniu wynagrodzeń. Program posiada gotowe wzory miesięcznych i rocznych kart ewidencji czasu pracy.

Podstawowe funkcje modułu to:
  • definiowanie nieobecności i limitów,
  • ewidencja nieobecności,
  • kontrola wykorzystania limitów nieobecności przez pracowników,
  • generowanie składników wypłaty związanych z nieobecnościami,
  • tworzenie zestawień i raportów dotyczących nieobecności,
  • drukowanie miesięcznych i rocznych raportów ewidencji czasu pracy.

Karty pracy

Moduł ma za zadanie ewidencję godzin pracy pracowników z przypisaniem do centrów kosztów, zleceń bądź innych kategorii. Ilość prowadzonych typów kart pracy oraz zakres gromadzonych informacji na poszczególnych typach można dostosować do potrzeb przedsiębiorstwa korzystając z parametrów programu. Informacje zawarte w kartach pracy są automatycznie uwzględnianie przy rozliczeniu wypłaty.

Podstawowe funkcje modułu to:
  • ewidencja kart pracy,
  • definiowanie typów i zawartości informacyjnej kart pracy,
  • zasilenie wypłaty danymi z kart pracy.

Rejestracja czasu pracy

Moduł realizuje funkcje związane z ewidencją wejść i wyjść pracownika oraz rozliczaniem czasu pracy. Umożliwia definiowanie regulaminu czasu pracy przy wykorzystaniu wielu parametrów. Prowadzona jest w nim ewidencja kart identyfikacyjnych pracowników. Moduł ten pobiera dane z czytników kart identyfikacyjnych i zapisuje w ewidencji odczytów pracownika. Rodzaje tych odczytów można definiować według potrzeb i dzięki temu mogą być wykorzystywane do różnych celów. Na podstawie odczytów, wprowadzonych nieobecności i regulaminu czasu pracy wykonywane jest rozliczenie czasu pracy.

Podstawowe funkcje modułu to:
  • ewidencja odczytów,
  • rejestracja wejść i wyjść,
  • definiowanie regulaminu czasu pracy,
  • rozliczanie czasu pracy,
  • emisja raportów dotyczących rejestracji i rozliczania czasu pracy.

Wynagrodzenia

Moduł ten służy przede wszystkim do rozliczania wynagrodzeń zgodnie z szeroko sparametryzowanym regulaminem wynagradzania. W module tym można przeglądać wszystkie dane biorące udział w wypłacie (np. stałe składniki wynagrodzenia, dane z kart pracy czy związane z nieobecnościami). Tutaj również wprowadza się zmienne składniki wypłaty. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania kont księgowych i dekretowania list płac – wyniki dekretacji są dostępne w programie XYZ Rachunkowość lub w innym zintegrowanym programie finansowo – księgowym. Po rozliczeniu wypłaty można przeglądać wyniki rozliczenia w pozycjach wypłaty oraz podstawach wynagrodzeń. Program XYZ Personel umożliwia automatyczne generowanie przelewów – zarówno dla pracowników jak i dla kontrahentów (tj. np. komornik) według składników płacowych wynikających z rozliczenia wynagrodzeń – w postaci wydruków lub plików do systemów bankowych.

Podstawowe funkcje modułu to:
  • definiowanie regulaminu wynagrodzeń,
  • przeglądanie i nanoszenie składników biorących udział w wypłacie,
  • rozliczanie wynagrodzeń według regulaminu,
  • przeglądanie wyników wypłaty,
  • tworzenie raportów i zestawień (zarówno gotowych jak i zdefiniowanych przez użytkownika),
  • generowanie przelewów,
  • dekretowanie list płac,
  • tworzenie deklaracji m.in. PIT-11, PIT-40, PIT-4R,
  • emisja dokumentów rozliczeniowych do ZUS,
  • współpraca z programem SODiR.

Szkolenia

W module Szkolenia użytkownik ma możliwość planowania i prowadzenia ewidencji szkoleń i uprawnień pracowników. Przechowywane są tu informacje o odbytych i organizowanych szkoleniach oraz o uczestnikach i wykładowcach. Informacje o uczestnictwie w szkoleniu mogą być automatycznie zapisywane w Ewidencji nieobecności i w Kartach Pracy pracowników. Na podstawie tych danych możliwa jest analiza kosztów poniesionych w związku ze szkoleniami. Prowadzona jest również ewidencja firm szkoleniowych. Moduł przypomina nam o szkoleniach obowiązkowych i uprawnieniach związanych ze stanowiskiem pracy.

Podstawowe funkcje modułu to:
  • ewidencja i planowanie szkoleń,
  • ewidencja uczestników, wykładowców i firm szkoleniowych,
  • analiza kosztów szkoleń,
  • ewidencja aktualnych uprawnień i badań pracowników,
  • tworzenie raportów.

Fundusze

W module tym definiuje się fundusze, które są prowadzone w danym przedsiębiorstwie (np. PKZP czy ZFŚS). Dla każdego z tych funduszy prowadzona jest ewidencja udzielonych świadczeń, zarówno bezzwrotnych jak i pożyczek – w tym przypadku tworzony jest harmonogram spłat, które mogą być automatycznie potrącane w trakcie naliczania wynagrodzeń. Dla PKZP prowadzona jest również ewidencja jej członków i odprowadzonych składek.

Podstawowe funkcje modułu to:
  • definiowanie funduszy,
  • ewidencja udzielonych świadczeń, tworzenie harmonogramów spłat pożyczek,
  • automatyczne potrącanie składek i rat pożyczek w trakcie naliczania wynagrodzeń,
  • ewidencja członków i składek na PKZP,
  • raporty.

Umowy cywilno – prawne

Głównym jego zadaniem jest automatyczne rozliczanie umów cywilno – prawnych oraz innych kontraktów zawartych z pracownikami oraz osobami niezatrudnionymi.

Podstawowe jego funkcje to:
  • przyjazny kreator zawierania umów,
  • emisja umów cywilno – prawnych oraz rachunków,
  • rozliczanie umów cywilno – prawnych w wypłacie wraz z emisją przelewów,
  • tworzenie raportów i zestawień.

Ocena okresowa pracowników

Moduł ma na celu wspomaganie procesu oceny kompetencji pracowników. Umożliwia tworzenie profili kompetencji jako struktury hierarchicznej z dodatkowym podziałem na kategorie – w zależności od potrzeb danej organizacji. Profile kompetencji mogą być następnie przyporządkowane pracownikom bądź stanowiskom pracy. Na podstawie przyporządkowanych profili kompetencji można wygenerować arkusze ocen pracowników. Kompetencje mają przypisane kryteria poszczególnych ocen. Skalę ocen można ustalić dowolnie. Po przeprowadzeniu rozmów oceniających wyniki mogą być wprowadzone do modułu, co pozwoli na uzyskanie raportu wyników oceny pracowniczej.

Podstawowe funkcje modułu to:
  • tworzenie profili kompetencji,
  • emisja arkuszy ocen,
  • raporty z wyników.

Rekrutacja

Moduł Rekrutacja w elastyczny sposób wspomaga proces rekrutacji przeprowadzany przez organizację. Pozwala na użycie zawartych funkcjonalności w różnym stopniu zaawansowania stosownie do potrzeb. Wykorzystuje kryteria bazujące na profilach kompetencyjnych stanowisk pracy jak również pozwala na wprowadzenie dowolnych kryteriów kwalifikacyjnych. Umożliwia podział rekrutacji na dowolne typy (np. wewnętrzną, zewnętrzną, itp.). Każdy proces rekrutacji może dzielić się na dowolną ilość etapów, każdy etap może być oddzielnie oceniany. Ocena może być spersonalizowana (etap oceniony przez rekrutujących) bądź bezosobowa.  Elastyczność w zakresie szczegółowości oceny polega na możliwości oceny pojedynczej kwalifikacji przez każdego z członków komisji rekrutacyjnej poprzez ocenę sumaryczną poszczególnych etapów aż do statusu na poziomie uczestnika rekrutacji (zakres minimalny – praktycznie bez wykorzystania ocen).

Delegacje

Moduł Delegacji ma za zadanie wspierać użytkownika w procesie delegowania pracowników na wyjazdy służbowe. Umożliwia prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych pracowników. Zawiera informację o złożonych wnioskach, przebiegu danej delegacji, oraz rozliczeniu jej kosztów. Umożliwia również szczegółowy wydruk pojedynczej delegacji oraz zestawienia wielu delegacji.

W ramach modułu można między innymi:
  • ewidencjonować poszczególne podróże służbowe (delegacje) wraz z zaliczkami, przejazdami
    i wydatkami,
  • rozliczać wybrane delegacje, program obsługuje również rozliczanie pieniężne w kasie bądź też za pomocą przelewu.

Istnieje także możliwość prowadzenia procesu obsługi wniosków delegacyjnych  poprzez wykorzystanie portali: pracownika oraz kierownika, współpracującymi z aplikacją XYZ-Personel.